Juridisch

Privacyverklaring

Uw Administratie hecht veel waarde aan zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt. Wij houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.

Laatste update: 11 · Uw Administratie, KvK 93332947

1. Wie is de eindverantwoordelijke?

Uw Administratie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via onze website, e-mail, telefoon en dienstverlening worden verzameld en verwerkt.

Onze gegevens:

Naam: Uw Administratie
Rechtsvorm: Eenmanszaak
KvK-nummer: 93332947
E-mail: info@uw-administratie.com
Telefoon: +31 6 46 47 09 49 

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienst die wij voor je verzorgen, verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

  • Identiteits- en contactgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum.
  • Identificatiegegevens: kopie identiteitsbewijs indien wettelijk vereist, bijvoorbeeld in het kader van de Wwft.
  • Bedrijfsgegevens: handelsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, IBAN en rechtsvorm.
  • Financiële gegevens: omzet, kosten, banktransacties, facturen, fiscale gegevens en aangiftegegevens.
  • Loon- en personeelsgegevens: bij salarisadministratie verwerken wij onder andere BSN, salarisgegevens, contractgegevens en pensioengegevens van werknemers.
  • Communicatiegegevens: e-mailwisselingen, gespreksaantekeningen en ondersteuningsverzoeken.
  • Website- en technische gegevens: IP-adres, browsertype en gegevens over het gebruik van onze website.

3. Met welk doel verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

  • Het uitvoeren van onze dienstverlening, waaronder boekhouding, fiscale aangiften, salarisadministratie en financieel advies.
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale verplichtingen en verplichtingen op grond van de Wwft.
  • Communicatie met klanten en relaties.
  • Facturatie en debiteurenbeheer.
  • Verbetering van onze dienstverlening en website.
  • Beveiliging van onze systemen en voorkoming van fraude of misbruik.

4. Op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van één of meer van de volgende wettelijke grondslagen uit de AVG:

  • Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
  • Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG), waaronder fiscale wetgeving en de Wwft.
  • Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), bijvoorbeeld voor beveiliging, fraudepreventie en kwaliteitsverbetering.
  • Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG), voor zover wij daar expliciet om vragen.

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

  • Boekhoud-, fiscale- en salarissoftwareleveranciers.
  • Hosting- en e-mailproviders.
  • De Belastingdienst, KvK, UWV, pensioenuitvoerders en andere bevoegde instanties.
  • Externe adviseurs of samenwerkingspartners indien noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken sluiten wij, indien wettelijk vereist, een verwerkersovereenkomst.

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

In het algemeen hanteren wij onder andere de volgende bewaartermijnen:

  • Fiscale en administratieve gegevens: minimaal 7 jaar.
  • Wwft-identificatiegegevens: 5 jaar na beëindiging van de zakelijke relatie.
  • Salaris- en personeelsgegevens: conform de wettelijke bewaartermijnen.
  • Correspondentie en contactgegevens: maximaal 2 jaar na beëindiging van de samenwerking, tenzij langer noodzakelijk.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking.

Onder meer nemen wij de volgende maatregelen:

  • Beveiligde verbindingen (SSL/TLS).
  • Tweestapsverificatie waar mogelijk.
  • Beperkte toegang tot persoonsgegevens.
  • Regelmatige updates en beveiliging van systemen.
  • Verwerkersovereenkomsten met relevante softwareleveranciers.

Indien sprake is van een datalek handelen wij conform de geldende meldplicht datalekken.

8. Rechten van betrokkenen

Op grond van de AVG heb je het recht om:

  • inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens;
  • persoonsgegevens te laten corrigeren;
  • persoonsgegevens te laten verwijderen, voor zover wettelijk toegestaan;
  • verwerking te beperken;
  • bezwaar te maken tegen verwerking;
  • gegevens over te dragen (dataportabiliteit);
  • eerder gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek kan worden ingediend via info@uw-administratie.com.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een verzoek.

9. Cookies en websitegebruik

Onze website kan gebruikmaken van functionele, analytische en eventueel marketingcookies.

Voor zover wettelijk vereist vragen wij vooraf toestemming voor het plaatsen van cookies.

Meer informatie hierover is opgenomen in onze cookieverklaring.

10. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via info@uw-administratie.com.

Daarnaast heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Uw Administratie behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website.

Neem contact op